如何分析SAP期末清帳和重分類

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SAP期末清帳和重分類

通常企業都會制定完善的應收應付管理制度,ERP應該能提供及時登記往來款項和準確反映應收應付帳款的形成、回收、支付及增減變化情況并按月進行核對與清理的功能。

SAP提供了強大的應收應付管理,簡單列舉幾個其應收應付功能:

(1).購銷合同中明確各項條款

應收應付從購銷單據開始就可明確各種條款,通常,顧問們會傾向于使用采購/銷售文本(請參考相關篇幅)功能來定義各種條款,這些條款被寫入采購訂單或銷售訂單主數據, 主要包括付款方式、付款日期、運輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責任, 這些條款將隨采購訂單或銷售單據被打印或被傳真并形成法律效應,SAP提供了Output Message來完成打印或傳真功能,可以將來發生爭端時根據尋求訴訟保全。

(2).雙方往來對帳

 一個公平競爭的市場環境下整個企業鏈應該是雙盈的,在SAP財務模塊提供了階梯式的往來通信功能,包括:

a.     信函功能(Correspondence)

典型的信函有支付通知(Payment notifications) 、對帳單(Account statements) 、

余額確定單(Balance confirmations)等, 支付通知實際上也包括到期需要付給人家的款項,應收過大容易形成壞帳,應付過大也容易造成資不抵債高負債運營。

 b．自動支付（Tcode：F110）

    SAP提供了自動支付功能，可以自動找到到期的應付形成付款，當然企業可以根據其支付計劃進行一定調整，按照國外習慣,到期即需付款,延期的應收和應付需要計息,而按國內實情,顯然自動付款實現不大現實。

c.催款(Dunning,Tcode:F150)

  相對普通信函而言,催款更加正式,SAP提供了多級催款,甚至在催款時可以計算利息,當

然催款也包括企業的應付帳款的催款(自催)。

（3）.制定激勵政策

SAP對商業折扣,現金折扣,銷售返利等業務提供了相應處理方案。

(4).評估和信用機制

SAP有供應商評估和完善客戶信用控制功能。

國內ERP管象預付沖應付、預收沖應收等業務處理叫核銷，SAP管這些業務叫結帳/清帳，清帳一般包括平時手工清帳和月末自動清帳兩種方式。

手工清帳相關Tcode:

(1).F-03/ FB1S:手工清G/L account未清項（針對使用了未清項管理的一般總帳科目）

(2).F-44/ FB1K:手工清Vendor未清項（各供應商的應付未清項清帳）

(3).F-32/ FB1D:手工清Customer未清項（各客戶應收未清項清帳）

(4).F-04:G/L account的帶清帳的過帳

(5).F-51:Vendor的帶清帳的過帳

(6).F-30:Customer的帶清帳的過帳

F-04,F-51,F-30這些Tcode初始屏幕顯示的默認憑證類型不同而已,可以使用OBU1設置，使用這些Tcode在平時記帳時就可清帳。

SAP中的應收應付模塊和總帳集成設計簡潔，如下：

第一步：應收應付/預收預付/其它應收其他應付被設置成為統馭科目，這些科目或被設置到供應商/客戶主數據或被設置為特殊總帳標志，在記帳時是直接輸入供應商/客戶（或+特殊總帳標志）自動帶出的，而國內傳統做法是記帳時輸入應收應付/預收預付/其它應收其他應付這些科目再將供應商/客戶作為輔助核算字段。

        顯然，SAP不大可能會出現應收應付和GL不匹配的業務場景。

第二步：SAP提供了一套表來記錄供應商/客戶已清項（Cleared Items）和未清項（Open Items），典型的Table： BSIS/BSAS | BSIK/BSAK | BSID/BSAD。

平時實際上就可使用F-44或F-32及時清帳，比如將某供應商的一筆預付去清某筆應付，而不需等到月底湊熱鬧統一去做。在本書的相關章節，曾論證了SAP應付帳款未清行項中為什么沒有帶采購訂單號 +  利潤中心，實際上供應商的一筆預付可能是針對某采購訂單的應付未清項，此時SAP沒有提供默認解決方案，原因是SAP供應商發票校驗時可能根據多個采購訂單集中校驗，這些采購訂單可能采購了多個利潤中心的多個物料，匯總的一筆應付無法鉤稽到采購訂單 +  利潤中心，而在有些企業的實務中可能應付是唯一對應到一采購訂單和利潤中心的，在這種情況下，如果需要加強清帳功能，可以考慮使用SAP的憑證增強功能寫入采購訂單和利潤中心。

除了手工清帳，SAP還提供了自動清帳功能。

自動清帳相關Tcode:

(1)F.13:不帶清帳貨幣（針對未清項管理的總帳應收應付和GR/IR科目自動清帳）

(2)F13E:帶清帳貨幣的自動清帳

手工/自帳清帳規則

A． 無論手工清帳還是自動清帳，相關科目一定要需設置未清項管理。

B． 使用手工清帳,科目主數據“創建/銀行/利息”屏的的自動過帳標致不能選上。

C． 自動清帳可以針對應收應付和特殊總帳標置的預收預付其它應收其它應付間進行,

注意：A和W默認的特殊總帳標志不能進行自動清賬處理。

自動清帳還包括進行未清項管理的一般總帳科目,特別強調一下GR/IR科目的自動清帳。

D．自動清賬通常根據借方貸方金額相同，和輔助條件字段如采購訂單+采購行項目或分配字段相同項目歸類清帳，典型的如GR/IR科目，清帳字段是可配置的。

E．自動清帳也可在滿足清帳條件的多個借貸項進行處理。

F．自動清賬適用于銀行待清賬戶的處理（比如實施了電子銀行的的電子對帳單），由于手動清賬的靈活性，多數情況下，企業還是愿意采用這種方式，特別是清帳時需要人為職業判斷的情況下，不準確自動清帳有時還會造成帳齡分析問題。

下圖為清帳的配置路徑，清帳配置包括定義清帳過帳碼、清帳規則和自動清帳的附加規則。

應收應付自動清帳困惑

GR/IR和采購訂單+行項目是一一對應的，即其每個行項目必定能帶上采購訂單和行項目，

這是SAP的設計特點(除了采購訂單外，也帶不出利潤中心).

http://community.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2007/12/28/267802.aspx

GR/IR作為中間科目，在收貨和發票環節實際上余額（包括憑證貨

幣、本位幣和附加本位幣）必定平衡。可應收應付就不那么容易了，以應付為例,和GR/IR

不同的是,因為后勤發票校驗時是多個采購訂單或一個采購訂單多個行項目，所以它不大可

對應到采購訂單+行項目，應收也同樣，所以，應收應付使用好自動清帳是不容易的，不過，

財務如果連付錢和收錢都懶的去做好而等著系統自動做的話，你老板又怎么可能放心呢？

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