基于Office365的會議室管理增值應用

首先需要定義一下會議室：并非Skype for Business Online或Exchange Online中的虛擬會議室或者資源會議，而且企業中真實存在的大大小小的各種會議室。

那初看這個標題心里可能會一愣：Office365里面都是SaaS服務啊，怎么去管理真實存在的會議室呢？能管理什么東西呢？管理的意義是什么？

首先我先來描述以下幾種日常的場景：

我大概的描述了下大家在日常開會過程中的各種場景，是不是感通身受？綜合上面各種場景，我們可以對會議室使用和管理進行以下梳理：

• 沒有完整的會議室預約系統；

• 即使有預約系統也不能很好的和每個員工的日程信息關聯；

• 會議室的大門向所有人打開，即使有預定也會被他人占用；

• 在眾多分散的會議室中不知道哪間會議室有人，不得不挨個敲門查看是否有人（會議室中正在開會被打斷是很不愉快的事情），往往查找會議室需要花費半小時以上；

• 3人左右的小型會議非要占用一個7-12人的中型會議室；

• 一個人霸占整個會議室工作一整天；

• 會議中有人敲門問會議還要多長時間開完；

• 上個會議超時，下一個會議無法在預約的會議室中召開；

• 預定的會議室遲到幾分鐘就被他人占領；

• 會議開到一半被其他部門同事或領導趕出會議室；

• 會議室不夠用，需要擴建會議室，應該擴建那一類型的會議室，擴建多少？

• 遠程音視頻會議設備調試需要花費十分鐘左右時間，能不能更加方便快捷的召開音視頻會議？

• 。。。。。。

諸如此類的痛點問題還有很多，無時無刻不困擾著企業IT，人力，綜合管理等部門。面對這些挑戰，企業會議室管理升級勢在必行！

很多用戶已經發現這些問題了，并開始著手解決這些問題，基本都是花大幾十萬去搞會議室預約系統各種系統。但到最后基本都沒什么用，我們見過這樣的客戶太多了。

接下來我再稍微總結一下會議的方式：

• 宣講式會議

• 臨時會議

• 預約型會議

• 就地討論型會議

• 遠程音視頻會議

而會議室的存在又存在必然性，企業的生存之道，方案決策，運營計劃等等一道道指令都是從每個企業的“作戰室”中發出來的。試想一下：每天都在為會議室不夠用，會議室管理混亂，會議效率不高而操心怎么來提高企業的競爭？

說了這么多，還沒說到怎么用Office365去管理企業中的會議室，那么接下來就跟各位分享一下整個方案：

摒棄傳統的會議室格局運用前沿的IT技術讓會議室變得可視化和更加智能化。當然這里的前沿IT技術當然是指Office365啦。

基于Exchange Online的會議預約以及Skype for Business Online遠程視頻，通過額外的硬件設備我們就是要讓每一間會議的都能對每一個企業員工說話，讓每一個音視頻會議室變得更加高效。

我們先來看幾張實際客戶的效果圖

從上面的實際效果圖中我們可以發現以下幾個共同點:

1、 會議室門口都會有一塊顯示屏

2、 顯示屏從各方向都有燈光

3、 都有會議日程信息

不同點:

1、 UI界面風格各異

2、 顯示屏的燈光顏色不一樣

這就是我們的會議室解決方案！可以完全基于Office365開箱即用，裝上就可以立馬使用！

這個方案的組成包括以下幾部分：

1、 Office365訂閱（需要有Exchange Online）

2、 門口顯示系統

3、 后臺管理系統

4、 傳感器+網關（如需實時顯示會議室中有無人）

以上幾部分組成了整個會議室解決方案，重點拆分成空間管理、空間應用、數據分析這三大類：

空間管理：紅外傳感器會實時檢測會議室中是否有人，并將結果反饋到門口屏幕上，而門口屏幕則根據燈光將會議室的狀態告訴給每個能看到它的人

空間應用：

門口的屏幕已經集成NFC功能，只需要刷一下工牌就可以解鎖會議室（適合會議室有門禁的需要）；屏幕上的二維碼可以作為入會簽到

會議室預訂可以使用Outlook不安裝任何插件即可實現預訂，視頻會議則通過集成Skype Room System實現一鍵入會(如果使用傳統視頻會議，我們已經跟國內最大的視頻會議中控會管進行聯動集成)，從原來的8-12分鐘節約到30秒左右

數據分析：

通過后臺管理系統獲取每個人每個會議室的所有數據，從各種維度進行數據報表展示，分析到每一間會議室，每個員工預定使用頻次等，實現：

行為記錄、數據呈現、決策支持

接下來跟大家分享一下門口顯示屏的功能

會議日程展示：

實時顯示當前會議日程，最近的5個日程信息。可以通過點擊更多查看當天所有日程信息。

日程信息包括：會議名稱，會議開始時間，會議結束時間，會議組織者

時間狀態條，直觀顯示當天會議分布。

狀態指示燈：

根據會議室的當前狀態，以紅綠燈的思維直觀展示。使用者無需過多思考即可完成會議室的查找。

紅綠燈：（顏色可自定義）

紅色：會議開始，當前會議室不可使用

綠色：會議室空閑，可以使用

×××：會議室有可能被使用。還有15分鐘開始會議；或會議室有人但沒有預約

通知提醒功能：

會議開始前5分鐘，無人來到會議室。郵件提醒組織者，會議即將開始。

會議開始后5分鐘，無人來到會議室。郵件提醒組織者，10分鐘內不能到達會議室將自動釋放

會議進行中人員離開超過10分鐘。郵件提醒組織者，會議室將在5分鐘后釋放。

會議室自動釋放：郵件提醒組織者，預約的會議室因無人使用被自動釋放。

自動釋放

通過存在傳感器檢測到會議室當前是否有人，如長時間無人可以將已經預約的會議室自動釋放。同時同步Exchange/預約平臺的會議室使用時間。提高會議室有效利用率。

臨時占用功能

空閑會議室，支持在屏幕上通過點擊操作實現臨時占用。發現空閑會議室即可使用。支持自動判斷可用時間。限制只能從當前開始使用，不可做預約。

身份關聯

會議開始結束延長，需要通過員工身份的確認，才能進行下去。會議室的臨時占用，也需要確認員工的身份，才能進行下一步的操作。

PIN碼身份確認：

會議開始結束延長，均需要輸入一個四位數PIN碼，以確認會議室的使用者。PIN的生成由會議室狀態顯示系統發送給組織者。

NFC刷卡身份確認：

會議的開始結束延長，需要刷員工卡，以識別此用戶為本次會議組織者或參與者。

企業宣傳內容播放

可以自定義宣傳場景，在空閑時或重要時刻顯示指定的內容。例如：企業宣傳片，歡迎領導蒞臨指導等內容。支持自動切換。

擴展功能

OA集成：支持與其他日程系統對接，實現會議室的預約和管理。

門禁集成：支持與門禁系統對接，實現刷卡入門。

管理平臺集成：提供API接口，可實現與其他管理平臺的對接。

數據上報：支持會議室實際使用情況的數據實時上報傳輸，可以與智能會議室管理平臺對接。

后臺管理

整個智能會議室管理系統可以在后臺對所有會議室中傳感器，門口屏幕進行集中的遠程管理。

定時重啟

可定時周期重啟

負責系統過大自動重啟

遠程配置

局域網內網頁配置

支持批量配置

支持文件替換

軟件異常重啟

軟件崩潰可自動啟動

開機軟件自動啟動

遠程維護

局域網內遠程升級應用

遠程升級ROM

遠程重啟設備

顯示自定義

可播放音視頻

可播放指定網頁

可設定自定義顯示規則

LED多色多亮度

可設置LED顏色

可設置LED亮度

3側LED可分別自定義

預約入口

可通過Web頁面預約會議室；

可支持和企業微信對接后通過企業微信預約；

可支持微信小程序預約；

可支持手機APP預約；

通過Outlook預約。

以上是基于Office365的整個會議室管理解決方案。當然，如果沒有Office365能不能用這個呢?答案肯定是可以的~有興趣的朋友可以微信小窗了解哦~

微信號scnbwy